Internaliser ou externaliser la paie ? : Faire le bon choix

Externalisation de la paie : principe et intérêt

Toute entreprise qui embauche du personnel doit choisir entre gérer la paie en interne ou confier cette tâche à un prestataire externe, c’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie. Cette politique de gestion de la paie présente de nombreux avantages.

Principe de l’externalisation de la paie

Chaque entreprise qui emploie des salariés est tenue d’opter pour une politique de gestion de la paie. En effet, l’embauche d’un salarié engendre de nombreuses obligations telles que la déclaration d’embauche, l’établissement des bulletins de paie, la réalisation des déclarations sociales, l’établissement des documents liés à la fin d’un contrat en cas de démission, de licenciement ou de rupture conventionnelle.

Il existe deux solutions pour gérer la paie au sein d’une entreprise : la gestion en interne ou l’externalisation de la paie. Si l’entreprise opte pour une gestion de la paie en interne, elle doit disposer d’un service spécifique de gestion de la paie et donc embaucher un gestionnaire de paie qui est chargé d’élaborer les bulletins de paie et d’établir toutes les déclarations sociales. A l’inverse, une entreprise peut choisir d’externaliser la gestion de la paie ce qui signifie qu’elle a recours à un prestataire externe, très généralement un expert-comptable ou une société d’externalisation de la paie qui aura en charge de gérer la paie de l’entreprise (DSN, bulletins de paie, déclaration sociales, etc.). L’employeur confie ainsi le “côté social” de son entreprise à un tiers et en contrepartie il verse à ce tiers des honoraires pour l’accomplissement de ces formalités.

Avantages de l’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages.

Confier la paie à un expert et gagner en sérénité pour son entreprise

La gestion de la paie ne consiste pas simplement à payer ses salariés à la fin de chaque mois. Cela implique d’établir différents documents juridiques qui nécessitent des connaissances spécifiques. Le gestionnaire de paie doit tenir compte des différents contrats au sein de l’entreprise, des différents statuts, de la convention applicable, de la législation en vigueur en perpétuelle mutation, etc.

La réglementation en matière de paie est complexe. Les chefs d’entreprise ne sont pas nécessairement à jour ou compétents pour gérer ce domaine. Les experts comptables ou les sociétés d’externalisation de la paie sont des experts en matière sociale, ils connaissent la réglementation en vigueur et savent l’appliquer. Externaliser la paie de son entreprise permet ainsi de confier cet aspect à un expert et ainsi gagner du temps pour se concentrer sur l’activité de son entreprise.

Faciliter la gestion de son entreprise

L’externalisation de la paie permet également de faciliter la gestion de son entreprise. En effet, l’employeur n’est pas contraint d’embaucher en interne un gestionnaire de paie ou de confier cette nouvelle tâche à un salarié en place et d’alourdir ainsi sa masse de travail.

De plus, cette politique de gestion de la paie permet de limiter les tracas liés à la continuité de service. En effet, le risque que le gestionnaire de paie de l’entreprise ou le salarié en charge de la gestion de la paie tombe malade ou encore qu’il quitte l’entreprise est totalement évité.

Limiter les coûts

Le recours à un prestataire externe coûte moins cher qu’une gestion de la paie en interne. De plus, les coûts liés aux formations sont nuls. La législation sociale change régulièrement et la gestion de la paie nécessite d’effectuer de la veille juridique et de se former constamment. Une gestion de la paie en interne implique donc de former son gestionnaire de paie ce qui n’est pas le cas dans le cadre d’une gestion de paie externalisée.

Quand choisir l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie est le choix de beaucoup d’entreprises qui embauchent de nombreux salariés. En effet, le fait d’avoir un effectif salarial important nécessite d’investir dans un logiciel de paie performant souvent très coûteux, et d’embaucher un salarié qui aura pour seule mission de gérer la paie de l’entreprise. D’autres entreprises optent pour le recours à un prestataire externe en raison de leur secteur d’activité et de la réglementation sociale complexe qu’elle implique. Les prestataires externes ont les compétences et l’expertise pour connaître ses spécificités.

La sécurisation des données

Les données de paie sont confidentielles et sensibles. Grâce aux outils digitaux et à la dématérialisation, le métier des gestionnaires de paie est largement simplifiée.

Toutefois, cette dématérialisation des données de la paie tend également à rendre celles-ci plus fragiles. Les bases de données des salariés, les coordonnées bancaires, les Déclarations DSN et autres données sensibles ne sont en effet pas à laisser à la portée de tous.

Les inconvénients à la gestion de la paie internalisée

L’internalisation de la paie nécessite de faire le bon choix quant au logiciel et aux fonctionnalités attendues. Le logiciel de paie doit répondre aux besoins de l’entreprise.

Automatiser les règles de calcul, les initialisations et contrôles, les simplifications des saisies et des interfaces peut paraître complexe. Les automatismes et contrôles intégrés réduisent le temps consacré à la réalisation de la paie et sécurise et fiabilise les bulletins de salaire.

Les coûts supplémentaires liés à la maintenance de l’outil, aux mises à jour légales ou fonctionnelles et au degré d’assistance et d’accompagnement de la part de l’éditeur ne sont pas des coûts à négliger.

Garder les compétences de paie en interne nécessite des formations des équipes de paie. Notamment sur la mise en place des évolutions de la législation en vigueur et des potentielles évolutions internes qu’elles soient organisationnelles, juridiques ou structurelles.